Pozyskiwanie i przetwarzanie danych osobowych

        Aplikując o pracę należy podać szereg informacji wymaganych przez pracodawców. Jednakże RODO oraz Kodeks pracy regulują dane, których pracodawca może wymagać, których zaś nie. Według art. 22¹§ 1 wśród danych niezbędnych pracodawcom znajdują się:

- imię (imiona) i nazwisko
- imiona rodziców
- data urodzenia
- miejsce zamieszkania / adres korespondencyjny
- informacje dotyczące wykształcenia
- historia dotychczasowego zatrudnienia

    Oczywiście pracodawca może poprosić o ujawnienie innych danych, niezbędnych jego zdaniem do przeprowadzenia rekrutacji i ewentualnego, późniejszego zatrudnienia. Informacje te mogą dotyczyć na przykład oczekiwań finansowych czy kwestii niekaralności. Dopuszczone jest także wymaganie dokumentów takich jak orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku, czy poświadczenie posiadania kwalifikacji zawodowych niezbędnych do jej wykonywania. Samo zdobycie informacji, to nie wszystko, konieczne jest bowiem posiadanie także podstaw prawnych do ich przetwarzania. Można robić to w oparciu o:

- regulacje Kodeksu pracy
- przepisy szczególne
- dodatkowo uzyskaną zgodę kandydata
- uzasadniony interes administratora

        Wszelkie, legalnie zdobyte dane  mogą być zatem przetwarzane, jednak tylko jednorazowo, w ramach procesu rekrutacyjnego dotyczącego konkretnego stanowiska w konkretnej firmie. W razie chęci przetwarzania danych w kolejnych, dalszych procesach, konieczne będzie ponowne zdobycie zgody kandydata. Według RODO pracodawca powinien także móc wykazać kiedy i na co otrzymał zgodę, zatem dobrze jest prowadzić odpowiedni rejestr.

Prawa dotyczące researchu

        Pracodawca ma możliwość poproszenia o dostarczenie dodatkowych informacji, owszem. Jednak kandydat ma także prawo odmówić ich udzielenia. W takiej sytuacji rekruter nie ma legalnej możliwości zdobycia ich na własną rękę. Jednak co to właściwie znaczy? Tak naprawdę znaczy to dokładnie tyle, co brak możliwości uzyskiwania danych o rekrutowanym, potencjalnym pracowniku w jakikolwiek inny sposób niż za jego zgodą lub pośrednictwem. Pracodawcy zatem nie mogą kontaktować się z byłymi pracodawcami rekrutowanego (bez jego zgody). Nie można także prześwietlać rekrutowanych w mediach społecznościowych; a wszelkie, nawet przypadkiem znalezione informacje na platformach takich jak Facebook, Instagram, Twitter, czy LinkedIn nie mogą być nijak wykorzystywane w procesie rekrutacji.

Jak to wygląda ze strony kandydatów?

        Kandydat, jako właściciel danych osobowych ma prawo do dostępu do owych danych, uzyskiwania ich kopii, sprostowywania ich a także do ich  usunięcia. Aplikant ma także możliwość ograniczania przetwarzania podanych przez niego informacji, sprzeciwu w kwestii  ich przetwarzania oraz do przeniesienia ich do innego administratora. Kandydat ma również prawo do wniesienia skargi do Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Pracodawcy mają obowiązek szanowania praw teraźniejszych, przyszłych i przeszłych aplikantów. Wyjątkiem od tego obowiązku są na przykład przypadki, w których toczą się postępowania sądowe; dane kandydata zaś stanowią dowód w sprawie. Na szczęście pracodawcy przysługuje określony czas, w którym musi zareagować na żądania rekrutowanego. Ten czas daje mu możliwość podjęcia odpowiednich kroków przed dokonaniem decyzji o spełnieniu lub niespełnieniu danych żądań, takich jak weryfikacja tożsamość aplikanta, czy analiza żądania i jego zasadności.

Rozporządzenie RODO i rzeczywistość

        Wprowadzenie nowego rozporządzenia pociągnęło za sobą powstanie nowych praw i udogodnień, które z pozoru mogą sprawiać wrażenie komplikujących pracę rekruterów. Jednakże, jak we wszystkich przypadkach, kiedy mamy do czynienia z prawnymi zagadnieniami - świadomość jest kluczem. Będąc zaznajomionym z ograniczeniami i możliwościami wiążącymi się z RODO proces szukania i zatrudniania nowych pracowników wcale nie jest dużo bardziej zagmatwanym niż był wcześniej. Natomiast w razie jakichkolwiek trudności można sięgnąć po dostępne na rynku, przydatne narzędzia, które usprawniają proces rekrutacji; bądź skorzystać z pomocy specjalizujących się w tym temacie firm. Jeszcze jedną, ważną rzeczą, o której warto pamiętać, to uświadomienie wszystkich zaangażowanych stron w zasady działania rekrutacji, w tym pozyskiwania i przetwarzania danych osobowych. W większości przypadków kandydaci są chętni do współpracy, o ile tylko stawia się sprawy jasno.