Relacje między ludźmi, niezależnie od otoczenia, polegają na obustronnej wymianie informacji. Komunikat, który chcemy przekazać, w większości determinowany jest kontekstem wypowiedzi, emocjami, jakie odczuwamy w danym momencie oraz opiniami innych ludzi. Między innymi te czynniki, jak i szum  informacyjny, sprawiają, że odbiorca może odebrać komunikat błędnie bądź na innej płaszczyźnie. Jaką mamy pewność, że osoba ta przyjęła oraz zrozumiała faktyczne intencje nadawcy? Zastanów się, jak wygląda model idealny w komunikowaniu o oczekiwaniach w kontekście współpracy między agencją, klientem, a kandydatem rozpatrując trzy najczęściej spotykane czynniki.

#1 Nie roszczeniowość

        Według słownika języka polskiego człowiekiem roszczeniowym jest osoba wyrażająca się w nieuzasadnionych lub nadmiernych żądaniach.W jaki sposób może przekładać się to na kwestie współpracy między agencją, a klientem? Przede wszystkim pamiętaj, że nie dotyczy to wyłącznie jednej ze stron. Przytrafić się może roszczeniowy klient, który oczekuje wykonania konkretnych działań bezpodstawnie oraz bezpłatnie, pomimo tego, że nie zostały one uwzględnione we wcześniejszych ustaleniach. Z doświadczenia zespołu agencyjnego może wynikać, że właśnie to działanie jest nieskuteczne w danym procesie rekrutacyjnym. Mimo to zespół najczęściej stara się wyjść naprzeciw “nowym” potrzebom klienta, proponując wdrożenie rozwiązań, które mogą jeszcze bardziej usprawnić dany proces, za określoną stawkę.

        Co w przypadku, kiedy roszczeniowa będzie druga strona - agencja? Być może zlecisz jej wsparcie własnego działu HR w obsadzeniu stanowisk, na które ciężko jest znaleźć odpowiednich kandydatów. Projekt zostanie przyjęty na dogodnych dla obu stron ustaleniach, jednak w trakcie realizacji procesu zaczną wychodzić dodatkowe koszta związane ze stopniem trudności jego realizacji. Jaki ruch możesz wykonać będąc klientem? Oczywiście możesz od razu powiedzieć, że “nie tak się umawialiśmy” i zrezygnować ze współpracy (umowa zawiera informacje, w jaki sposób będzie przebiegać proces rezygnacji) bądź porozmawiać z reprezentantem agencji i dojść do kompromisu.

        Pod względem roszczeniowości jest jeszcze jedna równie ważna strona - kandydat. Kiedy klient zleca dany proces rekrutacyjny agencji, ta przeprowadza z nim bardzo szczegółowy wywiad, aby doprecyzować jego realne potrzeby względem nowego pracownika. Aby ułatwić Ci odbiór tego tekstu, załóżmy, że obowiązkami pracownika na danym stanowisku będą “ABC”. Wyobraź sobie, że dochodzi już do pierwszego spotkania klienta z rekomendowanym kandydatem i zostaje on odrzucony ze strony klienta bądź też kandydat rezygnuje sam. Jaki może być tego powód? Właśnie roszczeniowość. Klient usatysfakcjonowany tym, że spotkał się z kandydatem spełniającym wymagania stanowiska “ABC”, zaczyna oczekiwać realizacji nie wspomnianego wcześniej “D”. Osoba ta może jednak nie spełniać wymagań dodatkowego zadania na tym stanowisku bądź oczekiwać większego wynagrodzenia, którego przyszły pracodawca może nie być w stanie zapewnić. Z drugiej strony roszczeniowość od strony kandydata może dotyczyć między innymi wynagrodzenia, dodatkowych przywilejów, benefitów, miejsca pracy oraz jego wyposażenia. O roszczeniowości mówimy wtedy, kiedy wszystkie wymienione powyżej czynniki są nieadekwatne do roli pracownika oraz jego doświadczenia zawodowego.

#2 Odpowiedzialność

        Odpowiedzialność to nic innego, jak przyjęcie na siebie obowiązku zadbania o coś lub o kogoś. Może ona wynikać z obowiązku moralnego i prawnego. Przekładając to na współpracę agencji, klienta oraz kandydata: agencja podejmując się danego zlecenia bierze na siebie odpowiedzialność prawną za realizację danego procesu rekrutacyjnego. Klient natomiast wyznacza osobę odpowiedzialną za stały kontakt z agencją. Taką osobą może być on sam. Oznacza to, że w przypadku jakiegokolwiek pytania, to od niego oczekuje się odpowiedzi, aby proces mógł konsekwentnie iść do przodu. Kiedy agencja znajdzie już potencjalnego kandydata, a klient spotka się z nim i finalnie go zatrudni, będzie on odpowiedzialny za zadania, które zostały mu przedstawione podczas rozmowy z rekruterem agencyjnym oraz z pracodawcą. A teraz rozpatrzmy to od negatywnej strony. Jeśli agencja podejmie współpracę z klientem, jednak nie będzie realizować procesu rekrutacyjnego, nie spełni jego potrzeb bądź znacząco wydłuży czas realizacji. Gdy klient odpowiedzialny za przepływ informacji nie będzie odpowiadać na bieżące pytania agencji, zmaleje skuteczność rekrutacji oraz może dojść do niezadowolenia kandydata ze względu na brak informacji. Z trzeciej strony, jeśli kandydat zostanie już zatrudniony, jednak nie będzie realizował zadań, jakie zostały mu przydzielone, narazi firmę na straty oraz straci pracę.

#3 Konsekwentność tego, co się mówi

        Słownik języka polskiego przedstawia konsekwentność jako następstwo, rezultat czegoś oraz logiczną ciągłość w działaniu, wytrwałość w dążeniu do celu. Dlaczego tak ważne jest bycie konsekwentnym, jednocześnie świadomym, że każda decyzja rodzi konsekwencje? Kiedy agencja przyjmuje zlecenie mówiąc “tak, zajmiemy się tym” (oczywiście mamy na myśli podpisanie umowy) może osiągnąć cel dzięki konsekwentnym, zaplanowanym wcześniej działaniom zespołu. Aby tak się stało, musi ona przeprowadzić wspomniany wcześniej wywiad z klientem, w którym każda jego najmniejsza wypowiedź ma swoje konsekwencje w sposobie realizacji procesu rekrutacyjnego przez agencję. Co mamy na myśli? Jeśli wspólnie z klientem dochodzimy do wniosku, że kandydat musi spełniać wymagania “ABC”, to agencja skupi się na poszukiwaniach kandydata, który spełni wymagania “ABC”. Jeśli klient określa widełki wynagrodzenia od pięciu do dziewięciu tysięcy netto, to agencja będzie szukać osoby, której oczekiwania zmieszczą się w ustalonym budżecie, itp. Pamiętaj, że agencja jest elastyczna i gdy znajdzie kogoś, kto minimalnie wykracza poza budżet, jednak będzie w stanie jeszcze bardziej odpowiedzieć na potrzeby klienta - zaproponuje go informując o sytuacji. W przypadku kandydata już samo CV, życiorys, rozmowa telefoniczna bądź rozmowa rekrutacyjna jest szerokim polem do wykazania się konsekwentnością. Kandydat w pierwszej kolejności przedstawia swoje umiejętności określając ich poziom w Curriculum Vitae, decyduje o terminie spotkania, na które przychodzi punktualnie, określa w rozmowie swoje potrzeby materialne oraz niematerialne, a finalnie podejmuje się bądź też nie, współpracy z daną firmą.

        Bez względu na to, którą ze stron jesteś, możesz zastosować model idealny w komunikowaniu oczekiwań już na etapie pierwszej rozmowy bądź spotkania. Wdrożenie go przyniesie wiele korzyści ze współpracy, przyspieszy realizację drogi do wyznaczonego celu, a także pozwoli na zbudowanie profesjonalnej relacji i zaufania.