Jak przygotować się na zmiany w organizacji?

        Poniedziałek, dzień jak co dzień. Z samego rana przychodzisz do pracy i zajmujesz swoje miejsce przy biurku. Gdy usilnie starasz się odkopać z weekendowych tasków, Twój przełożony zwołuje zebranie całego działu. Nie zastanawiasz się długo. Idziesz, aby zająć dobre miejsce i wypić pierwszą tego dnia kawę. Jednak spotkanie okazuje się wywoływać w Tobie niemałe emocje, ponieważ właśnie dowiedziałeś się o planowanych zmianach w Twojej firmie.

        Najczęstszymi reakcjami pracowników na “nadchodzące zmiany” są strach i niepokój. Co ciekawe, takie odczucia towarzyszą większości osób na samą myśl o jakiejkolwiek zmianie, która ma nastąpić w ich życiu – prywatnym, czy też zawodowym. Bardzo dobrze sformułował to profesor Karol Adamiecki, polski teoretyk zarządzania. Reguła Przekory Adamieckiego mówi:

        “We wszystkich przypadkach, gdy mamy do czynienia z pracą ludzką; czy to fizyczną, czy umysłową, wprowadzenie ulepszeń organizacji powinno odbywać się stopniowo, w przeciwnym bowiem razie muszą nastąpić straty na pokonywanie oporów.”

        Zmiany w organizacji mają różne źródła. Wśród nich wyróżnia się:

• Wewnętrzne:
  • ludzie i ich reakcje, 
  •  nowe projekty,
  •  zmiany kultury organizacyjnej.
• Zewnętrzne:
  • otoczenie organizacji (mikrootoczenie lub makrootoczenie).

        Aby zmiany niepokoiły w mniejszym stopniu, w procesie ich wprowadzania wyróżnia się trzy fazy – rozmrażanie, zmiana zasadnicza i zamrażanie. Potraktowanie każdej z nich z należytą uwagą może doprowadzić do sukcesu, a bagatelizowanie którejkolwiek - znaczne obniżenie efektywności procesu.

Poniżej przedstawiamy Ci cztery kroki, które z pewnością wspomogą Twoje przygotowania na zmiany w organizacji.

#1 Przygotuj.

        Pierwsza faza wprowadzania zmian to rozmrażanie. Polega ona na przygotowaniu całej organizacji do procesu zmiany. Jest to czas na zaplanowanie i podział poszczególnych zadań. Najważniejsza w tym etapie jest komunikacja. Warto poinformować pracowników o szykującej się zmianie wprost i bez zbędnych niedomówień. Unikniesz w ten sposób karuzelę plotek i domniemań, które wywołują chaos, niepokój i strach. Napięcia w nastrojach pracowników mogą doprowadzić również do większego oporu, który wspólnie będą tworzyć wobec nadchodzących zmian. Nawet najtrudniejsza zmiana powinna być pracownikom otwarcie zakomunikowana, także po to, by dać im czas na oswojenie się z nią. W trakcie komunikacji z pracownikami powinieneś jasno określić jakie są przyczyny zmiany, konsekwencje braku jej wprowadzenia oraz korzyści z nią związane.

        W tej fazie przydatna będzie również tak zwana analiza pola sił. Jest to analiza, która pozwala zdefiniować potencjalne źródła siły hamującej, na przykład osoby, które mogą wpłynąć na negatywny przebieg zmiany. Dzięki temu zadbasz o odpowiednią i proporcjonalną ilość źródeł siły napędzającej, czyli takich dzięki którym zmiana, pomimo negatywnych wpływów, przebiegnie pomyślnie.

#2 Wdrażaj.

        Zmiana zasadnicza to faza, którą rzeczywiście można dostrzec. To moment wprowadzenia samej zmiany. Na tym etapie trzeba zapewnić pracownikom szczególne wsparcie w zakresie szkoleń i instruktażu dotyczącego wprowadzonych zmian.

        Jest to faza, która jest silnie powiązana z poprzednią. Jeżeli etap zamrażania został potraktowany bez należytej uwagi, to w następstwie pojawią się tu negatywne emocje pracowników podyktowane strachem przed nieznanym. Wówczas czeka Cię ciągłe uspokajanie nastroi społecznych. Jeżeli rozmrażanie przebiegło pomyślnie – to na etapie wdrożenia zmiany skup się na monitoringu i komunikowaniu następnych etapów zmiany.

#3 Komunikuj.

        Ostatnią fazą jest zamrażanie, czyli zakończenie wprowadzania zmiany i rozpoczęcia działania zgodnie z nowymi wytycznymi. Jest to moment, w którym pracownikom trzeba jasno zakomunikować fakt zakończenia wdrażania i rozpoczęcia funkcjonowania według nowych zasad. Ważne jest by maksymalnie ograniczyć możliwość działania pracowników według starych zasad, mając na względzie fakt, że bardziej oporni pracownicy mogą próbować nie podporządkować się wprowadzonym zmianom. Rozmawiaj z pracownikami, staraj się wyjaśniać i pokazywać wprowadzoną zmianę w innym świetle, niż tym, w którym ją widzą.

#4 Reaguj.

        Zmiany są jak podróż w nieznane. Wypływasz na głęboką wodę nie widząc brzegu, ale płyniesz zgodnie z wyznaczonym kursem do celu. Nie masz jednak pewności, czy każda zmiana okaże się dobra dla organizacji. Właśnie dlatego – reaguj! Rozmawiaj z pracownikami o ich odczuciach, monitoruj efektywność ich pracy oraz sprawdzaj jak się odnajdują w nowej sytuacji. Bądź elastyczny w tym co się dzieje i pamiętaj, że świat nie kończy się wyłącznie na jednej zmianie.

        Zmiany w firmie nie muszą wiązać się tylko z negatywnymi emocjami. Mogą odbywać się w sposób sprawny i bezproblemowy. Najważniejsze jest jednak to, aby każda osoba w Twojej organizacji rozumiała cel wprowadzanych w organizacji zmian. Przykładem motywów ich formowania mogą być: zwiększenia zysku, efektywności, produktywności - czyli szeroko rozumiany sukces. Kluczem do tego jest odpowiednia komunikacja i świadomość, że nikt, kto chce zmienić świat, nie zdziała tego w pojedynkę.

        Jeżeli potrzebujesz pomocy w zarządzaniu zmianami w Twojej organizacji, skontaktuj się z nami. Na temat transparentności oraz budowania zaufania w zespołach przeczytasz w naszym poprzednim artykule.