Pandemia koronawirusa została oficjalnie ogłoszona przez WHO 11 marca 2020 roku. Tym samym zostało podjęte wiele środków zapobiegawczych, aby zatrzymać rozprzestrzenianie się wirusa COVID-19. W praktyce oznacza to reorganizację pracy wielu firm zarówno w Polsce, jak i na świecie. Praca zdalna jeszcze do niedawna była możliwością, którą firmy wykorzystywały w mniejszym lub większym stopniu. Jedni korzystali z tego całkowicie starając się całą pracę organizacji przekształcić na zdalną, inni robili z tego przywilej dla pracowników, a wiele firm po prostu nawet nie dopuszczało do siebie myśli o takiej możliwości. Ogłoszenie stanu epidemicznego w Polsce i zalecana izolacja społeczeństwa wpłynęła na decyzję przedsiębiorców o rozpoczęciu pracy zdalnej przez pracowników, których stanowiska na to pozwalają. Dla wielu pracowników przeniesienie wszystkich służbowych obowiązków do domu było nowością, ale z biegiem czasu na pewno stanie się codziennością. Perspektywa pracy w domowym zaciszu dla większości osób wydaje się kusząca. Jak się okazuje, praca w czasie pandemii nie jest po prostu pracą zdalną. To zdecydowanie poziom wyżej, gdzie pracę zawodową trzeba wielokrotnie łączyć z nauką i zajęciem czasu dzieciom czy dzieleniem domowej przestrzeni z domownikami, którzy nagle przechodzą na ten sam model pracy.

Nasuwa się zatem pytanie, jak przygotować pracowników na zmianę modelu pracy i nie pozwolić im zwariować?

        Praca zdalna to wykonywanie zadań powierzonych przez pracodawcę poza siedzibą firmy. Jest to model, który do tej pory był najczęściej wykorzystywany przez freelancerów pracujących na podstawie o umowy o dzieło lub umowy zlecenia. Jest to forma również wykorzystywana przez firmy, których specyfika pracy tego wymaga lub przez organizacje, które dają poszczególnym pracownikom taką możliwość w ramach dodatkowej motywacji. Praca zdalna często jest mylona z telepracą. Różnica polega na tym, że praca zdalna ma charakter incydentalny, a telepraca, która jest regulowana przez Kodeks Pracy, jest wykonywana regularnie poza zakładem pracy. Obecnie, w celu przeciwdziałania rozpowszechniania się koronawirusa, polscy pracodawcy mogą nakazać pracownikom pracę zdalną. Wynika to przede wszystkim z zapisów ustawy dotyczącej szczególnych rozwiązań w walce z epidemią koronawirusa. Przy zleceniu pracy zdalnej wynagrodzenie pracownika nie ulega zmianie. Praca zdalna jest również znana jako „home office”, czyli zezwolenie pracodawcy na wykonywanie pracy poza miejscem jej stałego wykonywania. W myśl specustawy – w domu. Pozytywną stroną pracy zdalnej jest fakt, że jak wynika z badania portalu pracuj.pl „Zawodowy tryb życia”, aż 82% badanych pracowników postrzega model pracy zdalnej jako pozytywny.[1]

        Przeniesienie wszystkich obowiązków do domu może być naprawdę trudnym zadaniem dla pracowników. Praca zdalna od każdego wymaga bardzo dużo samodyscypliny i umiejętności zorganizowania pracy. W rezultacie może się okazać, że to, co w pracy zajmuje pracownikowi 8 godzin, w domu może zająć jednemu dużo mniej, a drugiemu dużo więcej. Aby firma sprawnie mogła przejść na model pracy zdalnej, a wcześniej tego nie robiła, z pewnością potrzebuje przygotowania. Nie zawsze jest jednak na to czas, przede wszystkim w nagłych wypadkach, takich jak ogłoszenie stanu epidemicznego.

Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, które pomogą przygotować Twoją firmę na nagłą zmianę modelu pracy:

#1. Ogłoś z jak największym możliwym wyprzedzeniem, że firma przenosi się na model pracy zdalnej.

#2. Przed rozpoczęciem pracy w domu, w czasie kiedy większość pracowników jeszcze pracuje stacjonarnie, ustalcie zasady i reguły pracy zdalnej – w tym wspólne kanały komunikacji oraz występujące procesy.

#3. Zapewnij pracownikom odpowiednie narzędzia do pracy. Upewnij się, czy każdy pracownik otrzymał laptopa bądź komputer, który posiada odpowiednie programy i aplikacje oraz czy na pewno ma dostęp do Internetu.

#4. Zadbaj o to, by wszelka potrzebna dokumentacja znalazła się w formie online. Jej brak nie może zakłócać ani spowalniać codziennej pracy zdalnej.

#5. Przekaż pracownikom wartościowe wskazówki dotyczące organizacji pracy zdalnej. Określcie wspólnie zakres zadań do wykonywania w trakcie pracy w domu. Pracownicy, którzy do tej pory nie mieli styczności z taką formą pracy, mogą mieć wiele trudności z przyzwyczajeniem się do niej.

#6. Aktywnie śledź postępy w projektach realizowanych przez pracowników. Ustalcie odpowiednie terminy, przypiszcie konkretne osoby do poszczególnych zadań oraz ustalcie czas i zakres raportowania.

Pandemia koronawirusa na świecie i stan epidemiczny w Polsce to trudny okres dla wszystkich. Pracodawcy powinni szczególnie zadbać o zdrowie i bezpieczeństwo swoich pracowników, a także stosować się do rządowych zaleceń, których celem jest przeciwdziałanie rozprzestrzeniania się wirusa, który robi to w zawrotnym tempie.

        Dzięki podjęciu odpowiednich kroków i przeorganizowaniu pracy, np. poprzez przejście na model pracy zdalnej, każdy pracodawca może się przyczynić do zmniejszenia ryzyka jego rozprzestrzeniania i podjęcia odpowiedzialności nie tylko za swoich pracowników, ale również za ogół społeczeństwa.

Jeżeli chcesz otrzymać więcej porad dotyczących wdrożenia lub koordynowania pracy zdalnej w swojej firmie, skontaktuj się z nami.

[1]https://ccnews.pl/2020/03/17/polacy-zdolni-do-pracy-zdalnej-badania-pracuj-pl/