Koronawirus początkowo odbierany z dystansem, dziś zmusił rząd polski do wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego, a pracodawców i pracowników do bardzo szybkiej reakcji. Paraliż na rynku związany z pandemią to typowy Czarny Łabędź - według terminologii N.N. Taleba, amerykańsko-libańskiego inwestora i filozofa - czyli zdarzenie, którego nie mogliśmy przewidzieć i które odegra wielki wpływ na gospodarkę i nasze życie. Obserwuję jak firmy próbują radzić sobie z problemem. W niektórych powołano sztab kryzysowy, jednak większość przedsiębiorstw, nie jest przygotowana m.in. do oddelegowania pracowników do pracy zdalnej zarówno z powodu braku odpowiednich narzędzi jak i nadużyć pracowników. Na podstawie obserwacji i wywiadów z polskimi i zagranicznymi firmami spisałam 6 kluczowych punktów, które mogą być pomocne przy formułowaniu zasad przeciwdziałania zakażeniu koronawirusem w miejscu pracy:

        Są stanowiska i specjalizacje, które wymagają pracy w zakładzie, na magazynie czy w biurze. Podstawą i punktem nr 1 jest zapewnienie pracownikom miejsca pracy, w którym czują, że dokonano wszelkich działań, dzięki którym mogą pracować w bezpiecznym, zdezynfekowanym miejscu. Pomocne są płyny do dezynfekcji rąk w łazienkach, przed wejściem do biura/ zakładu, płyny do dezynfekcji urządzeń, dostępne rękawiczki ochronne (np. w sklepach), maseczki ochronne oraz odpowiednia temperatura w pomieszczeniu (według zasad BHP min. temp. to ok. 18 stopni, jednak optymalna dla pracy biurowej to zwykle +3/4 st.). Zbyt wysoka temperatura i niewietrzone pomieszczenia sprzyjają namnażaniu sie bakterii, wirusów, pleśni, co może wywoływać infekcje.

 Odwołanie wyjazdów służbowych zagranicznych jak i krajowych, spotkań i zastąpienie ich wirtualnym kontaktem, stało się nie tyko dobrą praktyką, ale koniecznością zapobiegania infekcji. Działania te chronią pracowników i jednocześnie nie zaburzają istotnie ciągłości pracy. Dodatkowo niektóre firmy ustaliły, by paczki i korespondencja były zostawiane w specjalnie wyznaczonym miejscu przed wejściem.

        Ograniczenia w Polsce wynikające z wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego decyzją Ministra Zdrowia, zamknięcie szkół i przedszkoli (na 14 dni), ustawa o zwalczaniu COVID-19 (obowiązująca od 8 marca 2020) daje możliwość pracodawcy polecenia pracownikom pracy zdalnej. Od 15 marca 2020 zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia (z dnia 13 marca) kwarantannę muszą odbyć wszyscy powracający z zagranicy.

 We wszystkich tych przypadkach pracodawca musi wypłacić wynagrodzenie. Firmy zgłaszają jednak sytuacje, w których pracownik ze względu na obawy odmawia pracy np. z kolegą, który wrócił z Azji. Pracodawca jeśli to możliwe powinien zaoferować home office lub  wykorzystanie urlopu wypoczynkowego. Ten drugi argument zwykle działa i powoduje, ze pracownik nie chce tracić urlopu. Osoba bez zaświadczenia lekarskiego czy decyzji GIS ma obowiązek kontynuowania pracy.

 Warto spisać klarowne zasady home office oraz pomyśleć nad rozpoczynaniem dnia od telekonferencji i zakończenia w ten sam sposób, co pozwoli skontrolować efekty pracy.  W przypadku połączenia video wiele osób zmusi się do wstania, ubrania i startu pracy zgodnie z planem. To wydaje się zabawne, ale większość pracowników nie jest przyzwyczajona do pracy zdalnej i sama nie potrafi zorganizować sobie odpowiednio tego czasu. Dlatego wspomniane rozwiązania, monitorowanie pracy mogą istotnie wpłynąć na produktywność zatrudnionych. Problemem w firmach jest jednak często ograniczona infrastruktura informatyczna np. zamknięte i wrażliwe systemy (np. banki), niewystarczająca liczba laptopów (pracodawca ma prawo poprosić pracownika o korzystanie z prywatnego komputera), brak odpowiednich platform/ aplikacji do komunikacji grupowej. Pamiętajmy jednak, że wiele platform do komunikacji można zainstalować także na telefonie.

        Pracownicy mają szereg wątpliwości, pytań dotyczących swoich uprawnień związanych z zagrożeniem koronawirusem, a także zwykłe ludzkie obawy podsycane przez doniesienia medialne. Wyznaczenie konkretnego kontaktu (e-mail, telefon i konkretna osoba) w razie pytań, wątpliwości lub zgłoszeń dot. podejrzenia zachorowania daje pracownikom poczucie opieki i powagi sytuacji.

        Kampania informacyjna wśród pracowników na temat zasad higieny, mycia rąk, zachowania w przypadku gorszego samopoczucia czy podejrzenia choroby u współpracownika to konieczność w tej nadzwyczajnej sytuacji. Dobrze przekazywane informacje uspokajają i uświadamiają. Niektóre firmy organizują szkolenia onnline, webinary, inne publikują informacje w intranecie lub poprzez e-mailing. Dodatkowym "przypominaczem" mogą być plakaty w łazienkach, na korytarzach z instrukcją mycia rąk. Warto wybrać najlepszą formę komunikacji z pracownikami w zależności od miejsca pracy i dotychczas używanych, sprawdzonych narzędzi.

        Zespół zarządzania kryzysowego powstaje w większych firmach, złożony zwykle z osób m.in. z działu prawnego, komunikacji, finansowego. Warto pomyśleć o takim rozwiązaniu także w mniejszych organizacjach. Zespół monitoruje sytuacje na rynku, kolejne rozporządzenia, potencjalne ryzyka. Jego zadaniem jest stałe informowanie zarządu firmy i wybranych specjalistów/ menedżerów o aktualnych zmianach, ważnych wydarzeniach. Dobrze poinformowany zarząd ma szansę podjąć lepsze decyzje i odpowiednio zarządzać sytuacją kryzysową w firmie.

        Sytuacja związana z rozprzestrzenianiem sie koronawirusa zmienia się dynamicznie, dlatego tak ciężko jest przewidzieć długofalowe skutki. Jednak stworzenie planu awaryjnego zakładającego potencjalne zachorowanie pracownika firmy, objęcie zakładu czy biura kwarantanną, przedłużające się ograniczenia związane z pracą zdalną pozwalają zachować ciągłość działania na wypadek spełnienia się czarnych scenariuszy.

 

Mówiąc żargonem N.N.Taleba twórcy teorii Czarnego Łabędzia mamy obecnie w Polsce i na świecie zjawisko przypominające Ekstremistan, czyli taki stan, w którym naszą stabilną codzienność zaburzył koronawirus, co wywołuje kolejne poważne konsekwencje. Odpowiednie przygotowanie i komunikacja w firmie ułatwiają sprawne reagowanie na kolejne nieprzewidziane sytuacje wywołane koronawirusem.